| بازگشت | نسخه چاپی |
مدیریت ریسک پروژه
متد 3 2 1 راهنمای مدیریت ریسک پروژه
راهنمای متد
فرایند مدیریت ریسک چیست؟
فرایند مدیریت ریسک متدی است که توسط آن ریسکهای پروژه (در حوزه، خروجی پروژه، منابع و ...) به طور رسمی در طور اجرای پروژه مشخص، رتبهبندی و مدیریت میشوند. این فرایند شامل انجام فعالیتهایی است که جهت کاهش احتمال رویداد و شدت تاثیر هر ریسک تعیین شدهاند.
فرایند مدیریت ریسک بدین جهت انجام میشود که اطمینان یابیم تمامی ریسکها به طور رسمی مشخص شده، رتبهبندی شده، مورد نظارت قرار گرفته و از رویداد آنها جلوگیری شده یا از تاثیر آنها کاسته شده است.
هنگامی که باید از فرایند مدیریت ریسک استفاده شود
اگرچه فرایند مدیریت ریسک در طور فاز اجرای پروژه مورد استفاده قرار میگیرد ریسکهای پروژه ممکن است در تمامی مراحل چرخه عمر پروژه مشخص شوند. به صورت تئوری هر ریسکی که در طول چرخه عمر پروژه مشخص شود باید به عنوان بخشی از فرایند مدیریت ریسک به طور رسمی مدیریت شود. بدون فرایند مدیریت ریسک مناسب رسیدن به اهداف مورد نظر در موارد مالی، زمانی و کیفی با خطر مواجه میشود.
فرایند مدیریت ریسک تنها در زمانی که فاز اجرای پروژه تکمیل میشود به اتمام میرسد.
چگونه از این متد استفاده کنیم
این مقاله شما را در خصوص موضوعاتی که اغلب در فرایند مدیریت ریسک مطرح هستند راهنمایی میکند. البته ممکن است قسمتهایی اضافه، حذف و یا مجدداً تعریف شده باشند.
1 فرایند ریسک
1.1 خلاصه
خلاصهای از فرایند مدیریت ریسک تهیه کنید به عنوان مثال:
" فرایند مدیریت ریسک به این دلیل مورد استفاده قرار میگیرد تا اطمینان یابیم تمامی ریسکهای مشخص شده مستند شده و احتمال رویداد آنها افزایش یا کاهش یافتهاند. ریسکها با این تعریف که هر رویدادی که احتمال دارد تاثیر منفی بر توانایی پروژه برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده داشته باشد، مشخص میشوند."
مدیریت پروژه پنج فرایند کلیدی زیر را در طول اجرای پروژه در نظر میگیرد:
تشخیص ریسکهای پروژه
ثبت و درجهبندی ریسکهای پروژه
تعیین اعمال کاهش دهنده تاثیر ریسک بر پروژه
تخصیص اعمال کاهش دهنده تاثیر ریسک بر پروژه جهت انجام و نظارت بر آنها
بستن ریسکهای پروژه
1.2 افزایش ریسک
این فرایند توانایی افزایش ریسکهای مرتبط با پروژه را به تیم پروژه میدهد. روشهای زیر در این فرایند مورد استفاده قرار میگیرند:
تعیین کننده ریسک، ریسک بالقوه را در بخشی از پروژه شناسایی میکند. (به عنوان مثال در حوزه، خروجی پروژه، منابع و ...)
تعیین کننده ریسک فرم ریسک را تکمیل کرده و آن را برای مدیر پروژه ارسال میکند.
1.3 ثبت ریسک
مدیر پروژه تمامی ریسکهایی که احتمال رویداد آنها افزایش یافته است را مورد بازبینی قرار داده و چگونگی عملی شدن یا نشدن هر ریسک را در پروژه تعیین میکند. این تصمیم گیری در ابتدا بر اساس تاثیر ریسک بر روی موارد زیر انجام میشود:
موارد قابل تحویل مشخص شده در قرارداد پروژه
اهداف کیفی مشخص شده در برنامه کیفی پروژه
اهداف پروژهای مشخص شده در برنامه پروژه
اهداف مشخص شده در برنامه منابع پروژه
اهداف مالی مشخص شده در برنامه مالی پروژه
اگر ریسک به وسیله مدیر پروژه با عنوان "مرتبط با پروژه " مطرح شده باشد، ریسک به طور رسمی در فرم ثبت ریسکها افزوده میشود و شمارهای به آن اختصاص مییابد. مدیر پروژه سپس سطح تاثیر ریسک و احتمال رویداد آن را با توجه به شدت تاثیر آن مشخص میکند.
1.4 تخصیص عوامل ریسک
گروه بازبینی پروژه بررسی جامعی را در خصوص تمامی ریسکهای ثبت شده انجام میدهند و بر اساس تاثیر و احتمال رویداد ریسک تصمیم گیری میکنند که:
بستن ریسک در فرم ثبت ریسکها در صورتی که عوامل معوق ریسک وجود نداشته باشند و احتمال تاثیر گذاری ریسک بر پروژه از بین رفته باشد
اضافه کردن درخواست تغییر در صورتی که تغییر در پروژه برای کاهش رویداد ریسک مورد نیاز باشد
تعیین فعالیتهایی جهت کاهش اثر ریسک
1.5 اجرای عوامل ریسک
فعالیتهای کاهش دهنده اثر ریسک که توسط گروه بازبینی پروژه مشخص شده و سپس اجرا میشوند معمولاً شامل موارد زیر هستند:
زمانبندی هر فعالیت برای اجرا
اجرای فعالیت زمانبندی شده
بررسی موفقیت فعالیتهای اجرا شده
اطلاع رسانی در خصوص موفقیت فعالیتهای انجام شده
2 سمتهای ریسک
تعیین سمتها و مسوولیتها برای تمامی منابع انسانی داخلی و خارجی پروژه مواردی مانند مشخص کردن، بازبینی و کاهش اثر ریسک را در داخل پروژه شامل میشود.
2.1 تعیین کننده ریسک
تعیین کننده ریسک، ریسک را مشخص کرده و آن را به اطلاع مدیر پروژه میرساند. تعیین کننده ریسک مسوول موارد زیر است:
مشخص کردن ریسکهای موجود در پروژه
مستند سازی ریسک با تکمیل فرم ریسک
ارایه فرم ریسک به مدیر پروژه جهت بازبینی
2.2 مدیر پروژه
مدیر پروژه فرمهای ریسک را دریافت کرده و پیشرفت تمامی ریسکهای پروژه را مورد نظارت و ثبت قرار میدهد. مدیر پروژه مسوول موارد زیر است:
دریافت تمامی فرمهای ریسک و مشخص کردن چگونگی ریسک در پروژه
ثبت تمامی ریسکها در فرم ثبت ریسک
ارایه توضیح در مورد تمامی ریسکها به گروه بازبینی پروژه
اطلاع رسانی در مورد تمامی تصمیمات گرفته شده توسط گروه بازبینی پروژه
نظارت بر فرایند اعمال تخصیص یافته جهت کاهش تاثیر ریسک
2.3 گروه بازبینی پروژه
گروه بازبینی پروژه احتمال رویداد و میزان تاثیر ریسک را تایید کرده و در موقعیت مناسب اقدامات لازم جهت کاهش تاثیر ریسک را تخصیص میدهد. گروه بازبینی پروژه مسوول موارد زیر است:
بازبینی منظم تمامی ریسکهای ثبت شده در فرم ثبت ریسک
مشخص کردن درخواستهای تغییر مورد نیاز جهت کاهش ریسکهای افزایش یافته
تخصیص دادن فعالیتهای کاهش دهنده ریسک
بستن ریسکهایی که احتمال رویداد آنها از بین رفته است
2.4 تیم پروژه
تیم پروژه تمامی فعالیتهای لازم برای کاهش ریسک که توسط پروژه بازبینی پروژه تخصیص داده شده است را انجام میدهند.
3 مستندات ریسک
سایر مستندات مورد استفاده جهت مشخص کردن، پیگیری و کنترل ریسکهای پروژه در این قسمت فهرست میشود.
3.1 فرم ثبت ریسک
فرم ثبت ریسک بانک اطلاعاتی است که در آن تمامی ریسکها تا زمان بسته شدن ریسک ثبت و پیگیری میشوند.
3.2 فرم ریسک
فرم ریسک جهت مشخص کردن و توصیف یک ریسک در پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
