فرآیند برنامه ریزی

تا اين مرحله منافع و هزينه هاي پروژه بطور روشن مستندسازي شده اند ، اهداف و دامنه پروژه تعريف شده ، تيم پروژه جذب شده اند و دفتر رسمي مديريت پروژه راه اندازي شده است. حالا زمان آن رسيده است تا برنامه ريزي تفصيلي صورت گيرد تا اينكه اطمينان حاصل شود فعاليت ها يي كه در فاز اجرايي انجام خواهند شد بطور مناسب ترسيم شده ، تخصيص منابع يافته ، اجرا و كنترل شده اند.
تهیه برنامه پروژه
اولين مرحله اين است كه برنامه پروژه مستند سازي شود. ساختار شكست فعاليت ها شناسايي شده ( كه شامل فازهاي سلسه مراتبي و فعاليت ها كه در پروژه انجام خواهد شد مي باشد). پس از تاييد ساختار شكست فعاليت ها يك ارزيابي از تلاش هايي كه براي تفكيك فعاليت انجام شده لازم است.فعاليت ها طبقه بندي شده ، منابع تخصيص يافته و برنامه ريزي تفصيلي صورت مي گيرد. اين برنامه پروژه اولين ابزار براي مديران پروژه جهت ارزيابي پيشرفت پروژه مي باشد.
تهیه برنامه منابع
بلافاصله پس از تهيه برنامه پروژه ، لازم است منابع لازم براي اجراي هر يك از فعاليت هاي برنامه ريزي شده تخصيص يابد. اگرچه گروه هاي كلي منابع فعلا براي برنامه پروژه تخصيص يافته است اما ارزيابي جزئي منابع براي شناسايي موارد زير لازم است:
نوع منابع ( نيروي كار ، تجهيزات و مصالح)
مقدار كل هر يك منابع
نقش ها ، مسئوليت ها . مهارت هاي تمامي منابع انساني
اقلام ، اهداف و مشخصات همه منابع تجهيزات
اقلام و مقدار منابع جهت نائل آمدن به منافع مصالح

يك برنامه براي هر يك از منابع تهيه مي گردد تا اينكه مدير پروژه مصالح مورد نياز براي هر فاز پروژه را برآورد نمايد.

تهیه برنامه مالی
مثل برنامه منابع ، برنامه مالي جهت شناسايي بودجه مورد نياز براي هر مرحله تخصيص مي يابد. هزينه كل نيروي كار، تجهيزات و منابع برآورد مي شود و برنامه هزينه تهيه مي گردد كه به مدير پروژه جهت درك هزينه هاي پيش بيني شده در مقابل هزينه هاي واقعي در طول پروژه كمك مي نمايد. تهيه برنامه تفصيلي مالي بسيارحياتي مي باشد چرا كه موفقيت پروژه به اين بستگي دارد كه آيا پروژه درچارچوب زمان ، هزينه و كيفيت پيش بيني شده تحويل شده است.
تهیه برنامه کیفی
برآورده ساختن انتظارات ذينفعان پروژه براي موفقيت پروژه حياتي مي باشد. براي اطمينان از اينكه انتظارات كيفي بطور واضح تعريف شده و بطور معقولي برآورده شده اند ،برنامه كيفي مستندسازي مي شود. برنامه كيفي شامل موارد زيرمي باشد:
شرايط كيفيت در پروژه مورد نظر را تعريف مي نمايد.
اهداف كيفي واضح و فاقد ابهام براي اقلام تحويلي پروژه را ليست مي نمايد. هر يك از اهداف كيفي يك سري معيار و استاندارد جهت برآورده ساختن انتظارات ذينفعان ارائه مي نمايد.

برنامه فعاليت ها را براي اطمينان دهي به ذينفعان جهت برآورده ساختن اهداف كيفي(برنامه تضمين كيفي) ترسيم مي نمايد.
تكنيك هاي مورد استفاده براي كنترل سطح واقعي كيفيت هر اقلام تحويلي (برنامه كنترل كيفي) را شناسايي مي نمايد.
در پايان ، لازم است كه نه تنها كيفيت اقلام تحويلي پروژه بلكه فرآيند هاي مديريتي كه آنها را بوجود مي آورند بررسي گردد. خلاصه اي از فرآيند هاي مديريتي كه درطول فاز اجرايي پروژه از قبيل مديريت زمان ، هزينه ، كيفيت ، ريسك ،مسائل ، تداركات،تاييدات و ارتباطات اعمال شده شناسايي گردد.
تهیه برنامه ریسک
ريسك هاي قابل پيش بيني پروژه در داخل برنامه ريسك مستندسازي مي شود ويك سري از اقدامات جهت پيشگيري از وقوع هر ريسك و كاهش تاثيرات ناشي از آن ريسك تنظيم مي گردد. تهيه برنامه واضح ريسك فعاليت مهمي در فاز برنامه ريزي مي باشد براي اينكه لازم است ريسك هاي بحراني پروژه را قبل از ورود به فاز اجرايي پروژه تعديل كرد.
تهیه برنامه تاییدات
عنصر كليدي در موفقيت پروژه اخذ تاييديه از ذينفعان براي اقلام تحويلي مي باشد اينكه آيا ملزومات مورد نظر آنها برآورده شده و يا از حد مورد انتظار فراتر رفته اند. برنامه تاييديه براي مشخص نمودن معيار لازم براي پذيرش هر اقلام تحويلي تهيه مي گردد. برنامه تاييديه دربرگيرنده معيار لازم براي اخذ تاييديه ذينفعان مي باشد برنامه زماني تاييديه نيز نشان دهنده پذيرش ذينفعان وخلاصه فرآيند مورد استفاده جهت اخذ تاييديه براي هر اقلام تحويلي از ذينفعان مي باشد.
تهیه برنامه ارتباطات
قبل از اجراي پروژه لازم است روش هاي مطلع ساختن سهامداران از پيشرفت كار پروژه شناسايي شود. برنامه ارتباطات نوع اطلاعات مورد نياز براي توزيع ، متدهاي انتشار اطلاعات به سهامداران و ميزان انتشار اطلاعات و مسئوليت هاي هر شخص درتيم پروژه براي انتشار منظم اطلاعات به سهامداران را شناسايي مي كند.
تهیه برنامه تدارکات
آخرين فعاليت برنامه ريزي در فاز برنامه ريزي شناسايي عناصر پروژه مي باشد كه از تامين كنندگان خارجي پروژه تامين خواهد شد. برنامه تداركات دربرگيرنده جزئيات مشروح (كالاها و خدمات) از تامين كنندگان ، توجيهات براي تامين از منابع خارجي ( در مقايسه با تامين از منابع داخلي) وبرنامه زمانبندي تداركات مي باشد. اين برنامه همچنين مبين فرآيند انتخاب تامين كننده اصلح ( فرآيند برگزاري مناقصه) و فرآيند سفارش خريد و تحويل كالا ( فرآيند تداركات) مي باشد.
عقد قرارداد با تامین کنندگان
اگرچه تامين كنندگان خارجي در هر مرحله از پروژه مي توانند انتخاب شوند با وجود اين معمولا تامين كنندگان پس از فاز برنامه ريزي پروژه (اما قبل از فاز اجرايي پروژه) مي توانند انتخاب شوند. تنها در اين مرحله است كه مدير پروژه تصوير روشني از نقش تامين كنندگان و انتظارات تحويل آنها دارد.
فرآيند برگزاري مناقصه رسمي جهت تهيه فهرست نهايي تامين كنندگان مورد نظر و انتخاب تامين كننده متناسب با نيازهاي تداركاتي پروژه انجام مي گيرد. فرآيند تداركات دربرگيرنده تهيه بيانيه كار، درخواست ارائه اطلاعات ، استعلام پيشنهادات فني و قيمت جهت اخذ اطلاعات كافي از هر تامين كننده بالقوه و انتخاب تامين كننده اصلح مي باشد.بمحض انتخاب تامين كننده اصلح ، قرارداد با تامين كننده جهت تحويل محصولات مورد نياز منعقد مي گردد.
بررسی فاز برنامه ریزی
در پايان فاز برنامه ريزي ، بررسي اين فاز انجام مي گيرد. اساسا در اين مرحله است كه جهت اطمينان از اهداف برنامه ريزي شده بررسي انجام مي گيرد