آيا مديريت فرصت ها برابر است با خيزش دامنه؟

براي بسياري از افراد، ايده ي استفاده از فرايند ريسك به منظور شناسايي و مديريت فرصت ها مقوله اي جديد مي باشد؛ چرا كه پيش از اين تمركز آنها عموما بر بررسي خطرات بوده است. در نتيجه گاهي اوقات افراد اطمينان ندارند در كجا دنبال فرصت ها بگردند. يك پيامد عادي اين است كه جست و جوي فرصت ها پيش از وقوع آنها به منظور جست و جوي منافع و سودهاي اضافيِ غير برنامه ريزي شده-افزون بر آنهايي كه در دامنه ي توافق شده تعيين شده اند- ممكن است خيزش دامنه پروژه را باعث شود. دنبال كردن اين گزينه هاي اضافي ممكن است باعث آشفتگي توجه و تلاش براي اهداف اصلي گردد و حتي مي تواند باعث تضاد اهداف گردد.

اين قضيه را يك همكار وقتي كه خودش يك هدف را براي از كاهش وزن تنظيم كرد و تصميم گرفت به دويدن بپردازد شرح داد. او اظهار داشت كه ممكن است او بفهمد كه از دويدن لذت خواهد برد و حتا شايد كاملا يك دونده بااستعداد باشد به گونه اي كه شايد بتواند به يك كلوپ بپيوندد يا در يك ماراتن شركت كند. اما آيا بايد اينها را به عنوان فرصت در نظر گرفت؟ آنها مستقيما هدف اصلي او براي كاهش وزن را باعث نمي شوند بنابراين آيا آنها تنها دامنه اي اضافي براي پروژه ي كاهش وزن نيستند؟

چنين موقعيتي ممكن است در كار اتفاق بيافتد. اگر زماني كه ما داريم براي افزايش توليد يك محصول موجود كار مي كنيم رخنه اي در بازار براي محصولي كاملا جديد كشف كنيم، آيا اين يك فرصت واقعي براي دنبال شدن است يا فقط يك خيزش بالقوه ي دامنه؟

پاسخ اين پرسش اين است كه با فرصت ها نيز مانند تهديدها رفتار شود. بنابراين اگر ما در طول اجراي ارزيابي ريسك يك خطر شناسايي كنيم كه تاثير منفيِ بالقوه بر دامنه ي پروژه خواهد داشت چه اتفاقي مي افتد؟ آيا مي توان گفت چون ما اين خطر را شناسايي كرده ايم بايد مديريتش هم كنيم و مسؤوليت كنترل آن در طول پروژه را بپذيريم؟ در واقع خطر خارج از دامنه ي پروژه بايد به شخصي بيرون از پروژه كه بتواند تصميم بگيرد چه انجام بدهد واگذار شود، شايد به اسپانسر پروژه يا كسي در بخش ديگري از سازمان.

به همين طريق، اگر ما فرصتي كه خارج از محدوده ي مسؤوليت ماست تعيين كنيم نمي توانيم تنها تصميم بگيريم كه آن را داخل پروژه در نظر بگيريم. در عوض ما بايد فرصتِ خارج از دامنه را به كسي كه مي تواند تصميم بگيرد چگونه آن را كنترل كند واگذار كنيم.

كليد تصميم گيري درباره اينكه آيا يك ريسك را واگذار كنيم يا خودمان درباره آن اقدام كنيم اين است كه به خاطر آوريم كه همه ريسك ها، هم فرصت ها و هم تهديدها، بايد در ارتباط با اهداف تعيين شوند. بنابراين تنها ريسك هايي كه بايد از طريق يك فرايند مديريت ريسك مديريت شوند آنهايي هستند كه مي توانند روي اهداف پروژه تاثير بگذارند. هر فرصت يا تهديدي كه تاثير بالقوه ي آن خارج از دامنه توافقي پروژه باشد بايد واگذار شود. اين موضوع ما را مطمئن مي سازد كه اين نوع ريسك ها به طور خودكار باعث خيزش اهداف نمي شوند، گرچه يك تصميم مثبت مي تواند دامنه را تغيير دهد و فرصت خاص جديدي براي اجتناب از تهديدهاي وسيع تر را شامل شود.

به جاي نگراني از خيزش دامنه، جست و جوي فرصت ها بايد همه مواردي را كه موجب دستيابي به دامنه ي توافقي مي شوند در نظر بگيرد. ما داريم راه هاي كاركردن باهوش تر، سريع تر و ارزان تر را در خلال دامنه ي موجود جست و جو مي كنيم و سعي نمي كنيم كه دامنه را افزايش دهيم. همكار من نياز دارد راه هاي خلاقي پيدا كند كه او را در كاهش سريع تر وزنش با تلاش كمتر كمك كند و درباره دويدن ماراتن نگران نباشد- مگر اينكه او بخواهد پروژه اي جديد با هدفي متفاوت راه اندازد.